Wenn KI sichtbar macht, was längst hätte geregelt sein müssen
KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise oder vergleichbare Anwendungen versprechen Unternehmen einen spürbaren Effizienzgewinn. Dokumente lassen sich schneller zusammenfassen, E-Mails einfacher formulieren und Informationen rascher auffinden. Für viele Unternehmen ist der Einsatz solcher Tools deshalb kein Zukunftsthema mehr, sondern eine Frage der Einführung.
Die Diskussion konzentriert sich dabei häufig auf das KI-Tool selbst: Welche Funktionen sollen genutzt werden? Welche Daten werden bearbeitet? Wo findet die Datenbearbeitung statt? Welche vertraglichen Zusicherungen macht der Anbieter? Werden Eingaben oder Ergebnisse für das Training des Modells verwendet?
Diese Fragen sind wichtig. Sie reichen aber nicht aus. Denn KI-Tools schaffen nicht nur neue Möglichkeiten. Sie machen auch sichtbar, wie gut oder schlecht die bestehende Datenablage eines Unternehmens organisiert ist.
Das eigentliche Risiko liegt in der bestehenden Datenablage
Viele Unternehmen haben ihre Datenablage in der Cloud über Jahre pragmatisch aufgebaut. Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive for Business, externe Dokumentenmanagementsysteme und gemeinsame Datenablagen gehören heute zum normalen Arbeitsalltag.
In der Praxis entstehen dabei häufig historisch gewachsene Strukturen, die niemand mehr vollständig überblickt. Typische Schwachstellen sind: Zugriffsrechte werden erweitert, aber nicht mehr zurückgenommen. Projektordner existieren noch, obwohl das Projekt längst abgeschlossen ist. Alte Versionen, Entwürfe und vertrauliche Dokumente liegen unkontrolliert in den Ablagen. Zuständigkeiten für Teams, Ordner oder SharePoint-Seiten sind nicht klar geregelt.
Solange Mitarbeitende Informationen manuell suchen müssen, bleiben diese Schwachstellen meist unbemerkt. Mit KI ändert sich das grundlegend: Was früher nur mit grossem Aufwand auffindbar war, kann plötzlich innert Sekunden angezeigt, zusammengefasst oder in einen neuen Kontext gestellt werden.
Wichtig zu verstehen: Ein Tool wie Microsoft 365 Copilot greift nur auf Informationen zu, auf die der jeweilige Nutzer bereits Zugriff hat. Genau darin liegt aber das Problem. Wenn die bestehenden Zugriffsrechte zu weit gefasst sind, nutzt die KI diese zu weit gefassten Berechtigungen – und macht sie sichtbar.
Data Governance ist keine Option – sie ist Voraussetzung
Die Einführung von KI-Tools im Unternehmen ist deshalb nicht nur eine Frage von Anbieterprüfung, Datenbearbeitungen im Auftrag oder technischer Aktivierung. Sie setzt voraus, dass das Unternehmen seine Daten im Griff hat – das nennt man Data Governance.
Konkret bedeutet das: Das Unternehmen muss wissen, welche Daten vorhanden sind, wo sie gespeichert werden, wie sie klassifiziert sind, wer darauf zugreifen darf, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und wann sie gelöscht werden.
Behörden, Energieversorger, Betreiber kritischer Infrastrukturen, Finanzdienstleister, Gesundheitsorganisationen und andere regulierte Unternehmen unterliegen darüber hinaus erhöhten Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit. Die Einführung von KI-Tools setzt eine klare Cloud Governance voraus. Dazu gehören insbesondere Datenklassifikation, Berechtigungsmanagement, Aufbewahrungs- und Löschvorgaben, Protokollierung, Informationssicherheit sowie klare Zuständigkeiten zwischen IT, Fachbereichen, Datenschutz und Compliance.
Kein flächendeckender Rollout ohne vorgängige Prüfung
Wer Copilot oder ein vergleichbares KI-Tool sofort für alle Mitarbeitenden ausrollt, geht daher ein erhebliches Risiko ein. Sinnvoller ist ein kontrollierter Pilotbetrieb mit klar definierten Nutzergruppen, festgelegten Anwendungsfällen und ausgeschlossenen Datenkategorien.
Besonders sensible Bereiche wie HR, Rechtsdienst, Geschäftsleitung, Finanzen, Compliance und vertrauliche strategische Projekte sollten nicht vorschnell einbezogen werden. Vorher müssen die Zugriffsrechte stimmen, sensible Daten ausreichend geschützt sein und klare Nutzungsvorgaben für das KI-Tool bestehen.
Konkret sollten Unternehmen prüfen: Sind die Berechtigungen in Teams, SharePoint und OneDrive aktuell und angemessen? Wurden alte Datenbestände bereinigt? Bestehen klare Aufbewahrungs- und Löschregeln? Sind die zulässigen KI-Anwendungsfälle intern definiert und kommuniziert?
Fazit: KI macht Datenmanagement sichtbar
KI im Unternehmen beginnt nicht erst mit dem Rollout eines neuen Tools. Sie beginnt bei der Datenarchitektur, d.h. wie gut die Datenablage organisiert ist.
Microsoft 365 Copilot und vergleichbare Anwendungen können nur so gut und so sicher eingesetzt werden, wie die zugrundeliegende Datenablage es erlaubt. Wo Berechtigungen zu breit sind, Datenbestände unkontrolliert wachsen und Zuständigkeiten unklar sind, wird KI diese Schwächen nicht lösen. Sie wird sie sichtbar machen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: «Können wir Copilot und andere KI-Tools einführen?» sondern «Ist unsere Daten- und Dokumentenablage bereit dafür, durch KI sichtbar gemacht zu werden?»
Mehr dazu im IT Magazin: Kolumne: Wenn KI vergessene Daten sichtbar macht
